التحرير1 

دشَّن معالي مدير جامعة أم القرى الدكتور بكري بن معتوق عساس سلسلة خدمات إلكترونية جديدة لمجموعة من الإجراءات التي تتعلق بإدارة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين فيما يخص الانتدابات والدورات ، وتكاليف خارج الدوام، واللجان والمجالس، وإخلاء الطرف، بالإضافة إلى خدمة الحركات الإدارية، بحضور وكيل الجامعة الدكتور ياسر بن سليمان شوشو، ووكيل الجامعة للتطوير الأكاديمي وخدمة المجتمع ووكيل الجامعة المكلف للأعمال والإبداع المعرفي الدكتور هاني بن عثمان غازي، وعميد تقنية المعلومات الدكتور ماجد القثامي، وعمداء الكليات والعمادات المساندة، وذلك بقاعة الملك فيصل بالمدينة الجامعية بالعابدية وثمَّن معالي مدير الجامعة الدكتور بكري بن معتوق عساس الدعم الذي تحظى به الجامعة من قبل القيادة الرشيدة – أيدها الله – مما مكنها التميز في العديد من برامجها وفق أعلى المقاييس والمعايير الدولية، مؤكداً أن تدشين سلسلة من الخدمات الإلكترونية التي تختص بمنسوبي الجامعة المستفيدين من خدمات إدارة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين تواكب الخدمات الإلكترونية التي دشنت مؤخراً وتم الاستفادة منها بشكل كبير في جوانب الخدمات الطلابية وأعضاء هيئة التدريس والموظفين، مشيراً أن جميع هذه الخدمات تتواكب مع التحول الإلكتروني لتعاملات الدولة –رعاها الله، لافتاً أن الخدمات الإلكترونية التي تم تنفيذها بمتابعة ودعم معالي وزير التعليم الدكتور أحمد العيسى يستفيد منها أكثر من 120 ألف منسوب من كوكبة أعضاء هيئة التدريس والموظفين والطلاب والطالبات بمقر الجامعة الرئيسي بمكة المكرمة وفروعها بمحافظات الجموم والليث والقنفذة وأضم، والتي تقدم الخدمة لهم ذاتياً بمجرد طلبها عبر البوابة الإلكترونية لكل منسوب، ويمكن متابعتها دون الذهاب للجهة ذات الاختصاص حفاظاً على الوقت بدوره أوضح وكيل الجامعة الدكتور ياسر بن سليمان شوشو أن وكالة الجامعة ممثلة بإدارة شؤون أعضاء هيئة التدريس تسعى لتطوير منظومة الخدمات الإلكترونية التي يستفيد منها أعضاء هيئة التدريس والموظفين؛ والذين يفوق عددهم عن 10 الآف منسوب، والتي يمكن لكل موظف متابعة معاملته إلكترونياً دون الرجوع إلى شؤون الموظفين، مشيراً أن هذه الخدمات الإلكترونية تغني عن العملية الإدارية الروتينية وتنجز معاملات أعضاء هيئة التدريس والموظفين في وقت وجيز، مثمناً حرص معالي مدير الجامعة الدكتور بكري بن معتوق عساس على تطوير منظومة الخدمات الإلكترونية لأعضاء هيئة التدريس والموظفين.
وأفاد الدكتور ياسر شوشو أن حزمة الخدمات الإلكترونية التي تم تدشينها تشمل الانتدابات والدورات، وتكاليف خارج الدوام، واللجان والمجالس، وإخلاء الطرف، بالإضافة إلى خدمة الحركات الإدارية، والتي ستسهم في المستقبل إلى تقليص كمية الورق المستخدمة في هذه الإجراءات، وكذلك سيكون هناك متابعة دقيقة لكل موظف حتى لا يكون هناك تعطيل أو فقدان للمعاملات، أو ازدواجية في عملية الصرف للحقوق المالية، مشيراً أن العمل جارٍ على تطوير كافة خدمات إدارات وكالة الجامعة من جانبه قال وكيل الجامعة للتطوير الأكاديمي وخدمة المجتمع ووكيل الجامعة المكلف للأعمال والإبداع المعرفي الدكتور هاني بن عثمان غازي أن وكالة الجامعة للتطوير الأكاديمي وخدمة المجتمع تسعى لتقديم جميع الخدمات التي تقدمها الجامعة إلكترونياً بالتعاون مع الجهات ذات العلاقة بالجامعة، مثمناً دعم وتوجيهات معالي مدير الجامعة الدكتور بكري عساس في هذا الجانب من جهته استعرض عميد تقنية المعلومات الدكتور ماجد القثامي الخدمات الإلكترونية، مبيناً أنها تشمل منظومة الانتدابات والدورات؛ والتي تقوم بأتمتة عمليات تنفيذ قرار الانتداب بإدخال القرار والمستفيدين والارتباط آلياً وطباعة القرار، وتكليف خارج الدوام، والذي يتم أتمتة عملية إصدار القرار وأسماء المستفيدين وربطه بنظام حاضر والرواتب لإصدار الاستحقاقات بشكل آلي بالكامل، ولعدد الساعات الفعلية، مع ضمان عدم الازدواجية في الصرف بين خارج الدوام والدورات والانتدابات بحيث لا يصرف استحقاقين لنفس الفترة، واللجان والمجالس والذي يتم فيه أتمته كاملة لعمليات اللجان والمجالس بدءًا من إنشاء اللجنة، وإضافة الأعضاء والمواضيع والجلسات والتصويت والنقاشات على المواضيع، وتسجيل الحضور، ورفع المحاضر والمصادقات، وانتهاءً بتسجيل الحضور في أنظمة شؤون الموظفين، وإكمال إجراءات صرف الاستحقاقات بربط آلي مباشر، وكذلك إخلاء الطرف، ويتم الإجراء من خلال أتمتة كامل عملية إخلاء الطرف بدءًا من رفع الطلب والحصول على كامل الموافقات، وإصدار وطباعة الإخلاء، مع بناء آلية سهلة ومرنة لتعديل مسار إخلاء الطرف والجهات ذات العلاقة بدون الحاجة إلى تدخل برمجي.
وأضاف الدكتور القثامي أن الخدمات الإلكترونية التي دشنت تشمل الحركات الإدارية، لإجراء جميع الحركات الإدارية الداخلية مثل النقل بين إدارات الجامعة، والتكليف والتعيين على المناصب الإدارية للإداريين وأعضاء هيئة التدريس من خلال منظومة واحدة تؤثر بشكل مباشر وفوري في جميع الأنظمة ذات العلاقة مثل النقل والتسكين في الهيكل الإداري، وتنفيذ حركات البدلات، والتأثير على العبء الدراسي، والتنسيق مع أنظمة الاتصالات الإدارية وحاضر لعكس التأثيرات بشكل مباشر فور تنفيذ القرار، مشيراً أن جميع ذلك يتم مع إضافة القيود اللازمة لمنع ازدواجية الصرف لأكثر من بدل لنفس الشخص، أو وجود شخصين على نفس المنصب في نفس الفترة